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招标代理业务操作指导书
发布日期:2013-02-01       阅读次数:1983
  • 第一章  

    第一条 目的

    为了加强工程招标代理日常工作管理,规范工程招标代理业务操作程序,提高工作效率及服务质量,特制定本操作指导书。

    第二条 适用对象

    本操作指导书适用于公司招标代理业务。

    第三条 人员职责划分

    咨询部员工按职责划分为:工程招标专责和工程造价专责。工程招标专责负责招标代理全过程的跟踪管理。掌握委托人要求,管理与更新招标文件范本,负责编制招标文件(含资格预审文件),妥善处理招投标过程各相关单位关系,收集整理并移交归档资料。工程造价专责负责编制限价文件或工程量清单、现场勘察、招标答疑、整理并发放答疑纪要及限价文件。

    第二章 实施阶段

    第四条 资料收集要求:

    设计招标:委托书;工程选址选线报告(220kV及以上)、工程选址选线报告批复意见;

    监理招标:委托书及其他相关资料(如施工图、初步设计批复、初步设计概算等)

    施工招标:委托书、初步设计批复、立项文件、概算、施工图预算、施工图(电气二次设备清册及电缆清册)、地质报告。

    如收到的资料存在问题,工程招标专责在接到任务两个工作日内向建设单位联系人提出。

    第五条 工程招标专责接到任务后,建立该任务的工程资料盒,收集招标代理过程中形成的文件和记录表单,以便于项目完成后按要求整理并移交归档。

    第六条 编写招标申请及公告、资格预审文件(需要时)、时间安排表,并在OA上申请流程。

    1、 招标申请、招标公告、资格预审文件、招投标活动时间安排表书面资料一式四份(供电局自行招标项目一式三份),交易中心、招标人、委托人、公司各留存一份。招标申请需要有本公司、招标人(含上级行政主管部门)、交易中心盖章,招投标活动时间安排表需招标人、交易中心盖章,招标公告需有招标人盖章,资格预审文件有本公司、招标人盖章并作为招标公告的附件发布,抽取专家申请函需有招标人盖章。

    2、网上填写申请,登陆广州建设工程交易中心网站(www。gzzb。gd。cn)填写招标申请,复核后“提交”;

    3、复印委托书、批复(或提前招标的函);

    4、3份公告在该工程资料盒存档(分别是本公司、招标人、委托人存档);

    5、提前1天拷贝招标公告、资格预审文件电子版并带上招标申请及公告、招投标活动时间安排表、委托书、批复、资格预审文件、招标文件到交易中心专业工程部申请,要求按委托方规定的标段数量安排公告号。

    6、查看网上是否已登公告。

    第七条 招标文件发给投标单位前5天,必须以电子邮件方式发给委托人审查,并要求委托人出具招标文件确认函。需领用发票或收据的,应提前1天到财务部办理领用手续,在公司售卖标书的,应提前1天通知财务部准备。

    第八条 投标报名

    1、依据招标公告要求核查投标报名单位递交的资料,核对原件,初查合格后收取其资格预审资料。

    2、将报名资料录入电脑,督促投标申请人交纳报名费,收回已缴费报名表。在报名结束后到四楼找专业工程部跟标人员在投标报名登记表上签名确认,留投标报名登记表原件和招标文件给交易中心。

    3、 传真广州建设工程交易中心投标报名登记表、时间安排表、现场勘测安排表给建设单位,并落实是否收到。

    第九条 若投标报名单位数量不足5家,应当延长报名时间或重新申请公告。若投标报名单位超过招标公告规定的数量,应当进行资格预审。

    第十条 招标人负责资格预审工作,由招标人出具正式投标单位确认函和资格预审结果通知书。我公司负责将投标单位确认函送交易中心,安排发标时间,并将资格预审结果通知书传真给投标单位,并要求其书面回复确认。

    第十一条 工程招标专责与委托方联系现场勘察事宜,工程概算专责参加并负责组织现场勘察。

    第十二条 答疑

    1、设计、监理招标项目一般不要求召开答疑会,若有疑问,工程招标专责应向委托方落实答疑问题并书面传真答复。

    2、施工招标项目一般要求召开答疑会。

    (1)答疑会由工程概算专责组织,向委托方及设计院落实答疑问题,整理答疑纪要并发放。

    (2) 投标单位若有疑问,应于答疑会前两天将疑问以书面形式提交,工程概算专责负责收集整理答疑问题。

    (3)在答疑会前一天登陆交易中心网站查询场地安排,并通知建设单位参加答疑会(告知时间、地点)。

    (4)需要设计单位协助解答的问题,应整理形成正式函件传真或发送电子邮件给设计单位。

    3、答疑纪要整理完成后发给委托方审核、确认,并将经委托方盖章确认的答疑纪要传真给投标单位,要求所有投标单位收件后予以书面确认。

    4、答疑文件原件给招标人、委托人、广东建设工程交易中心、中标单位及本公司留存各一份。

    第十三条 造价文件编制

    1、依据招标文件、图纸、答疑纪要及其它相关资料进行编制。

    2、 编制完成后到部门负责人处领取设计单位编制的施工图预算,编写《施工招标限价文件与施工图预算对比表》。

    3、编制人将招标文件、图纸、答疑纪要等所有原始资料及工程量计算书、工程造价成果文件(含编制说明)、与施工图预算对比表等全部交付校核人校核,并在OA上申请流程。校核人应将所有校核意见填入OA系统,并指导督促编制人核实修改。校核完后将全部资料交审核人审核。校核过程中需同时提供纸质版及电子版。出版的纸质成果文件必须经编制、校核、审核、批准程序。

    4、编制人负责将工程限价文件、与施工图预算对比表同最高限价呈批表一起送招标人(广东电网公司招标项目直接送电网公司工程部技经科)审查。

    5、送审的造价文件一律为纸质资料,电子资料未经公司批准不得外传。

    第十四条 抽取评标专家

    1、投标单位名单一经确定,就可以填写纸质的抽取专家申请函(注意需回避单位)给建设单位盖章。

    2、广州建设工程交易中心专家抽取:开标前2天在网上填好抽取专家申请函并准备好对应的纸质版(须招标人盖章),并通知交易中心跟标人提交。抽取专家当天带申请函原件到交易中心找跟标人签名确认。然后到专家部抽取专家。

    3、广东电网公司专家抽取:提前23天与工程负责人及监察部联系,落实抽取专家具体时间,一般宜定在上午。带抽取专家电子表格、投标单位名单到广东电网公司抽取专家。

    第十五条 开标、评标

    1、开标、评标工作由工程招标专责组织。

    2、开标前1天。通知委托方派人参加开标,并落实委托方评标人员。广东电网公司招标项目同时通知电网公司工程部人员参加开标评标,最好安排车辆接送。

    3、开标前2天到财务部办理评标专家劳务费借款手续,并协调好借款时间。

    4、开标要收取保证金的,开标前1天将工程名称、投标单位名单、应收金额等内容书面通知财务部。财务部负责开具收据,并在收据背面注明投标保证金可退还日期,以提醒各投标单位在到期日后办理退还手续。

    5、开标前1天调整评标软件,准备开标必要的记录表单及资料,做好会务工作。

    6、依据评标委员会的评标记录整理评标报告,同一批不同的工程若无规定中标单位数量的,评标报告应按工程分别出。

    7、评标结束当天,按要求向委托人及交易中心办理资料移交手续。

    第十六条 中标通知书的办理

    1、 中标通知书的办理由工程招标专责负责。

    2、评标结束后1个工作日内,编写中标通知书,经复核签字后盖公司章。

    3、编写中标通知书呈批表及中标公示函,将中标通知书呈批表送招标人呈批,呈批下来后将中标通知书、中标公示函送招标人盖章,然后送交易中心盖章及公示,并通知中标单位到交易中心交纳交易服务费,同时办理场地费代缴事宜。

    4、中标通知书办好后,通知中标单位到本部门领取,并做好记录。

    第三章 终结阶段

    第十七条 投标保证金管理

    1、工程开标结束后,财务部负责将工程名称、投标单位名称、投标保证金类型、收讫日期、可退还日期填入“投标保证金一览表”,供工程招标专责参考。

    2、工程招标专责在每个工程的投标保证金可退还日期前5个工作日内办理好“支付申请表”并交给财务部,投标单位凭双方的收据到财务部办理退还手续。

    第十八条 工程招标专责在评标结束后2个工作日内,将评标资料交付部门负责人进行工程统计。

    第十九条 在评标结束后2个工作日内,工程招标专责负责填好《招标代理工程代付费用表》并提交经营部。

    第二十条 依据公司档案管理办法的要求,工程开标、评标结束后7天内,由工程招标专责负责移交归档。

     

    附件   流程表


    工程名称

     

    项目负责人

     

    实施阶段

    工作说明

    工作节点

    落实情况

    资料收集

    接到项目委托后向建设单位收集所需资料,如收到的资料存在问题,需在接到任务两个工作日内向建设单位联系人提出。

    项目开始

    □委托书  □图纸  □立项批文  □施工图预算(施工招标)

    编写

    招标文件

    招标专责根据委托书及图纸编写相关招标资料。备注:招标申请中招标人意见管理部门意见需招标单位盖章,时间安排表分表一、表二。

    项目开始 

    □招标申请  □招标公告  □招标文件  □预审文件  □时间安排表  □招标文件确认函  □专家申请函  □进入评标区人员登记表 

    公告申请

       招标公告申请前需网上申请,登陆广州建设工程交易中心网站(www.gzzb.gd.cn)填写招标申请并提交。

    公告申请前

     

       带齐招标资料(见右栏),与交易中心专业工程部(黄工,28866091)商定招标公告发布事宜,并将资格预审文件同招标公告一同发布。

    公告申请

    □招标申请  □招标公告(含电子版)  □招标文件  □预审文件(含电子版)  □时间安排表  □委托书  □项目批文 

    投标报名

    报名前一天,查看报名窗口,准备好工作牌、衣服、CA锁及原件核对章。

    报名前一天

    □落实报名窗口  □领取CA  □投标报名汇总表  □原件核对章

       到一楼大堂处领取电脑开机密码,启动叫号软件及报名系统接受报名,认真核对原件并将报名资料录入系统。报名结束后到四楼找专业工程部跟标人员在投标报名登记表上签名确认并留投标报名登记表原件给交易中心。

    注意事项:报名资料需在报名截止时间前入录。

    报名当天

    □投标报名汇总表移交

    招标发布会

    发标前需准备好图纸、招标文件,并通知财务,并向交易中心一站式服务处(28866068)预定评标当天专家休息房间。

    发布会前一天

    □图纸齐全  □招标文件  □订房

    发标当天做好资料移交登记,并配合财务收取招标文件费及图纸押金

    发布会

    □移交清单  □缴费及图纸押金

    答疑

    1、答疑前,需收集投标单位疑问及编制人员疑问并向委托单位和设计院提出。

    2、落实答疑会场地及时间,并通知建设单位、设计单位和投标单位参加。

    答疑前两天

    □疑问收集  □场地安排  □通知建设单位  □设计单位

    答疑完成后,整理成书面文件经委托方审核、确认盖章,并将答疑文件传真给各投标单位。

    答疑会 

    □答疑会传真回执

    抽取

    评标专家

    开标前两2天,登陆广州建设工程交易中心网站填写专家申请函并拷贝打印盖章,并通知交易中心跟标人提交。


    注意事项:1、在填写回避单位时,应把投标单位与其上属主管部门、招标人、建设单位、设计院、招标代理回避。
    2
    、记住专家申请密码

    开标前两天

    □网上申请并打印盖章  □专家是否回避  □通知跟标人提交 

    带专家申请函原件找交易中心跟标人签名确认,然后到专家部抽取专家。

    开标前一天

    □专家是否抽齐

    开标、评标

    1、通知委托单位派人参加开标、评标并告知开、评标地点,联系好用车。
       2
    、调整评标软件,准备开标必要的记录表单及资料【包括签到表(技术、经济、评委)、标书签收表、技术标评分表、企业综合情况表、报价质量表、评标办法、封条、计算器、签字笔、铅笔、橡皮、胶水及白纸】
       3
    、领取专家费及会务费,投标保证金收据。
       4
    、准备好工作服及工作牌

    开标前一天

    □通知委托人  □技术标签到表  □经济标签到表  □评委签到表  □标书签收表  □技术标评分表  □企业综合情况表  □报价质量表  □评标办法  □封条  □计算器  □签字笔  □铅笔  □橡皮  □胶水  □白纸  □专家及会务费  □保证金收据  □工作服及工作牌 

    1、找交易中心跟标人在《进入评标区人员登记表》签名并领取开标室钥匙、投影仪遥控器,如下午需摇珠,需向跟标人说明。
       2
    、到一站式服务处办理专家用餐及住宿,进入评标区IC卡。注意:IC卡出入一次后失效,需到一站式服务处激活。
       3
    、交易中心一楼借小推车。

    开标前

    □进入评标区人员登记表  □用餐及住宿

    开技术标:

    1、各投标单位签开标签到表、投标文件记录表、封条。
    2.
    投标单位提交法定代表人证明或授权委托书,投标保证金、并向投标单位出具保证金收据。
    3
    、与交易中心跟标人一起带投标单位代表密封经济标书。
    4。
    开启技术标书,完毕后把标书运到4楼评标区,与业主一起在跟标人带领下进入评标。

    开经济标:
    1
    、各投标单位签经济标开标签到表,摇取下浮系数,并对投标报价签名确认。

    开标

     

    1、评委签到,发放评分表格,各评委按招标文件规定的评标办法,进行评分。评分结束后,检查评委签名以防漏签。
       2
    、发放评委劳务费并做好签收。
       3
    、评标结束后,将评标资料和中标单位技术及经济标书移交一套给交易中心跟标人。

    评标

    □评分表签名是否齐全  □资料移交

    中标公示

    1、编写中标结果呈批表报委托单位领导审批,审批后向交易中心提交中标公示函。


    2、中标公示期完成后,通知中标单位缴纳场地交易费,建设单位场地交易费由我公司代付。

    3、发送中标通知书。

     

    □中标公示函  □缴纳场地交易费  □发中标通知书

    资料移交

    1.将招标资料移交建设单位及委托单位
    2
    、依据公司档案管理,工程资料档案移交。

     

    □资料移交

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